На предприятиях малого и среднего бизнеса часто формируется структура, в которой нет отдела кадров, а функции работы с персоналом выполняет один или два человека. Такая должность, обычно, именуется как «специалист по кадрам», при этом такие должности могут быть в крупных компаниях, где существует полноценная кадровая служба.
В этой публикации мы разберемся, какие обязанности выполняет этот сотрудник, а также как составляется должностная инструкция специалиста по кадрам, нужна ли она, когда она подписывается и что в неё можно включить. Сразу отметим, что должностные инструкции не регламентируются ни трудовым кодексом, ни иными законодательными нормами в России. Фактически, такая должностная инструкция является локальным нормативно-правовым актом, который действует только внутри компании, при этом положения этого трудового документа не могут противоречить действующему трудовому законодательству Российской Федерации.
- Должностные обязанности специалиста по кадрам
- Содержание должностной инструкции специалиста по кадрам
- Образец должностной инструкции специалиста по кадрам
Обратите внимание, что правила ознакомления с должностной инструкцией нового работника могут отличаться в разных организациях. Как правило, нанимаемый работник знакомится с инструкцией, до подписания трудового договора, ставит подпись в специальном журнале, и затем уже подписывает трудовой договор. При этом должностная инструкция может быть как отдельным трудовым документом, так и в виде приложения к трудовому договору.
Должностные обязанности специалиста по кадрам
Основные функциональные обязанности такого сотрудника это работа с персоналом и ведение соответствующей документации / базы данных, помимо этого можно составить целый перечень, в который входят различные должностные обязанности специалиста по кадрам (зависящие от специфики той или иной компании / организации).
Должностные обязанности специалиста по кадрам:
- Формирование штатного расписания компании (документ, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации).
- Подбор кадров требуемых специальностей, профессий и необходимой квалификации.
- Анализ рынка труда для формирования конкурентных вакансий.
- Работа с аттестацией сотрудников и повышением их квалификации.
- Документооборот по кадровому учету (прием, перевод, увольнение работников).
- Оптимизация штатной структуры предприятия.
- Непосредственное участие в адаптации новых сотрудников.
Помимо вышеозвученного в обязанности специалиста по кадрам входит также выдача сотрудникам справок, касающихся их трудовой деятельности; контроль за соблюдением правил оформления и хранения трудовых книжек сотрудников компании; подготовка и подача руководству соответствующих отчетов по кадровой работе и персоналу.
Содержание должностной инструкции специалиста по кадрам
Формат и содержание должностной инструкции специалиста по кадрам не определяются Трудовым Кодексом, но обычаи делового оборота сформировали примерную структуру такого трудового документа. Как правило, такая инструкция содержит несколько основных разделов: «Общие положения», «Права», «Обязанности», «Ответственность», «Заключительные положения». Например, содержание должностной инструкции специалиста по кадрам может быть следующим:
───────────────────────────────
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
────────────────────────────────
(наименование должности)
__.__.20__ N ___
───────── ────────────────────
(подпись) (инициалы, фамилия)
__.__.20__
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
специалиста по кадрам
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция составлена на основании «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного Постановлением Минтруда России N 37 от 21.08.1998, а также Постановления Минтруда РФ от №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях» от 21.08.1998 г.
1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.
1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.
1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом руководства компании, подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров / менеджеру по персоналу / руководителю компании.
1.6. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется положением об отделе кадров и настоящей должностной инструкцией.
1.7. Специалист по кадрам должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
— структуру и штат организации;
— порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников;
— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;
— оформления пенсий работникам;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок ведения банка данных о персонале и основы делопроизводства;
— правила и нормы охраны труда.
1.8. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководства компании, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.
2. Должностные обязанности
Специалист по кадрам обязан:
2.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений руководства.
2.2. Вести учет персонала в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2.3. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководства компании, а также другую установленную документацию по кадрам.
2.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами организации.
2.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
2.6. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий.
2.7. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
2.8. Вносить информацию в базы данных о количественном и качественном составе работников, следить за их своевременным обновлением и пополнением.
2.9. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
2.10. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.
2.11. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.
2.12. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
2.13. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам и их семьям, установления льгот и компенсаций.
2.14. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
2.15. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.
2.16. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.
2.17. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.
2.19. Составлять установленную отчетность.
2.20. Исполнять другие поручения руководства, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.
3. Права
Специалист по кадрам имеет право:
3.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности компании; варианты устранения имеющихся в работе недостатков;
3.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
3.3. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Ответственность
Специалист по кадрам несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством России.
4.4. За нарушение требования федерального закона N 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 и иных нормативных правовых актов России, а так же внутренних нормативных актов компании, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных — в пределах, установленных действующим законодательством РФ.
4.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства компании, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации: замечание, выговор, увольнение.
5. Заключительные положения
5.1. Режим работы специалиста по кадрам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании.
5.2. В соответствии с ______________ Работодатель проводит оценку эффективности деятельности специалиста по кадрам. Комплекс мероприятий по оценке эффективности специалиста по кадрам утвержден __________________ и включает в себя:
— ___________________________;
— ___________________________.
5.3. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Тарифно-квалификационных характеристик профессии «специалист по кадрам»
(«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда России N 37 от 21.08.1998),
_________________________________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
5.4. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_________________________________________________________________.
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции /в журнале ознакомления с инструкциями/в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом/)
5.5. _____________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)
С инструкцией ознакомлен _________/_______/ «___»______________ 20__ г.
(подпись)
Образец должностной инструкции специалиста по кадрам
Мы подготовили для вас образец должностной инструкции специалиста по кадрам, который можно модифицировать и использовать для составления инструкции внутри вашей компании / организации / предприятия, с учетом специфики работы организации.
