Современная работа секретаря не сводится к ответам на звонки и к представительской функции встреч посетителей и контрагентов руководства организации / предприятия. В нынешних условиях спектр обязанностей секретаря весьма широк, описывается он, как правило, трудовым договором, однако, в дополнение к трудовому договору при найме может быть составлена должностная инструкция секретаря, с которой соискатель обязан ознакомиться под роспись. Эта инструкция предусматривает права и обязанности, условия труда и ответственность сотрудника, которые не были зафиксированы в трудовом договоре.
Обратите внимание, что должность секретаря может отличаться своей спецификой — бывают секретари руководителей организаций (личный секретарь), секретари заместителей руководителей, а бывают секретари-референты (офисный работник с широким кругом обязанностей), чьи функции весьма близки к обязанностям офис-менеджера. Но даже если должность называется одинаково в разных организациях — круг обязанностей работающих на этой должности сотрудников может довольно сильно отличаться.
- Каковы обязанности секретаря?
- Оформление должностной инструкции секретаря руководителя
- Образец должностной инструкции секретаря
- Чем отличаются обязанности секретаря-референта от личного секретаря?
В этой публикации мы разберемся какие обязанности существуют у личных секретарей руководителей, чем они отличаются от функций секретарей-референтов, как составляется должностная инструкция секретаря, и на что обратить внимание, при формировании данного вида трудовых документов.
Каковы обязанности секретаря?
Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 личный секретарь руководителя имеет следующий перечень обязанностей и должностных функций:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
- По указанию руководителя формирует, распечатывает служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базы данных.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Обратите внимание, что согласно «Квалификационному справочнику должностей» (КСД) секретарь руководителя должен обладать навыками и знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов и архивное дело;
- машинопись и правила эксплуатации вычислительной техники;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила делового общения, основы этики и эстетики;
- основы организации труда и управления;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Но это не жесткие требования, каждая отдельная организация сама решает какими навыками обязан владеть соискатель на должность секретаря, какое у него должно быть образование и стаж. Помимо этого руководство предприятия/организации может расширять круг обязанностей секретаря, не предусмотренный КСД, но не противоречащих ТК РФ или иным законодательным нормам Российской Федерации.
Оформление должностной инструкции секретаря руководителя
Формат и содержание должностной инструкции не закреплены в Трудовом Кодексе, поэтому данный вид документов не имеет жесткой формы, составляется на основании сложившейся деловой практики, однако, на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000) — распространяются правила ГОСТ Р 6.30-2003. То есть должностная инструкция должна содержать: название учреждения, для которого разработан документ; название документа («Должностная инструкция»); дату разработки и составления; внутренний номер документа; отметку об утверждении; собственно заголовок и текст инструкции; отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации, если они проводились.
Вот базовая структура разделов должностной инструкции
- Общие положения
- Функции
- Должностные обязанности
- Права сотрудника
- Ответственность
- Заключительные положения
При этом ваш документ может содержать больше разделов, которые бы расширили условия работы и требования к секретарю, не вошедшие в текст трудового договора.
Образец должностной инструкции секретаря
Мы подготовили для вас образец оформления должностной инструкции секретаря руководителя, который вы можете скачать прямо с нашего сайта и использовать как шаблон для создания собственной инструкции, адаптированной к вашей организации или предприятию.
Чем отличаются обязанности секретаря-референта от личного секретаря?
В каждой конкретной организации может быть собственная уникальная штатная структура, например нет личного секретаря руководителя, но есть секретарь-референт, который занимается в том числе и организационно-техническим обеспечением работы руководителя, и работой офис-менеджера. Составляя должностную инструкцию для секретаря-референта можно взять за основу аналогичную инструкцию для личного секретаря руководителя.
Однако, не забывайте, что круг обязанностей секретаря-референта, как правило, шире, чем у обычного секретаря, а иногда от него требуется и более высокая квалификация, например, чтобы не просто распечатывает и пересылать письма или распоряжения руководителя, но и самостоятельно готовить те или иные документы для директора.
Чтобы составить должностную инструкцию секретаря-референта необходимо помнить, что такой сотрудник обязан не просто владеть основами делопроизводства, но еще и хорошо разбираться в работе предприятия, в которое он трудоустраивается. Так список обязанностей секретаря-референта в должностной инструкции может быть расширен включением таких пунктов как: «составление докладов для руководства по требуемым темам, событиям и отраслям»; «консультирование и подготовка справок для руководства по тем или иным вопросам». Как видно, для подобной работы необходимо соответствующее профессиональное образование и опыт работы, знание иностранных языков и изучение трендов отрасли, в которой работает организация.
