Обязанности и должностная инструкция секретаря, образец

Современная работа секретаря не сводится к ответам на звонки и к представительской функции встреч посетителей и контрагентов руководства организации / предприятия. В нынешних условиях спектр обязанностей секретаря весьма широк, описывается он, как правило, трудовым договором, однако, в дополнение к трудовому договору при найме может быть составлена должностная инструкция секретаря, с которой соискатель обязан ознакомиться под роспись. Эта инструкция предусматривает права и обязанности, условия труда и ответственность сотрудника, которые не были зафиксированы в трудовом договоре.

Обратите внимание, что должность секретаря может отличаться своей спецификой — бывают секретари руководителей организаций (личный секретарь), секретари заместителей руководителей, а бывают секретари-референты (офисный работник с широким кругом обязанностей), чьи функции весьма близки к обязанностям офис-менеджера. Но даже если должность называется одинаково в разных организациях — круг обязанностей работающих на этой должности сотрудников может довольно сильно отличаться.

В этой публикации мы разберемся какие обязанности существуют у личных секретарей руководителей, чем они отличаются от функций секретарей-референтов, как составляется должностная инструкция секретаря, и на что обратить внимание, при формировании данного вида трудовых документов.

Каковы обязанности секретаря?

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 личный секретарь руководителя имеет следующий перечень обязанностей и должностных функций:

  • Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
  • Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  • Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
  • Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
  • Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  • По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
  • Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  • Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
  • Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
  • По указанию руководителя формирует, распечатывает служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базы данных.
  • Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Обратите внимание, что согласно «Квалификационному справочнику должностей» (КСД) секретарь руководителя должен обладать навыками и знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов и архивное дело;
  • машинопись и правила эксплуатации вычислительной техники;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • правила делового общения, основы этики и эстетики;
  • основы организации труда и управления;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

Но это не жесткие требования, каждая отдельная организация сама решает какими навыками обязан владеть соискатель на должность секретаря, какое у него должно быть образование и стаж. Помимо этого руководство предприятия/организации может расширять круг обязанностей секретаря, не предусмотренный КСД, но не противоречащих ТК РФ или иным законодательным нормам Российской Федерации.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Формат и содержание должностной инструкции не закреплены в Трудовом Кодексе, поэтому данный вид документов не имеет жесткой формы, составляется на основании сложившейся деловой практики, однако, на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000) — распространяются правила ГОСТ Р 6.30-2003. То есть должностная инструкция должна содержать: название учреждения, для которого разработан документ; название документа («Должностная инструкция»); дату разработки и составления; внутренний номер документа; отметку об утверждении; собственно заголовок и текст инструкции; отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации, если они проводились.

Вот базовая структура разделов должностной инструкции

  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Должностные обязанности
  4. Права сотрудника
  5. Ответственность
  6. Заключительные положения

При этом ваш документ может содержать больше разделов, которые бы расширили условия работы и требования к секретарю, не вошедшие в текст трудового договора.

Образец должностной инструкции секретаря

Мы подготовили для вас образец оформления должностной инструкции секретаря руководителя, который вы можете скачать прямо с нашего сайта и использовать как шаблон для создания собственной инструкции, адаптированной к вашей организации или предприятию.

Образец должностной инструкции секретаря

Скачать образец должностной инструкции секретаря
в формате .DOCx

Чем отличаются обязанности секретаря-референта от личного секретаря?

В каждой конкретной организации может быть собственная уникальная штатная структура, например нет личного секретаря руководителя, но есть секретарь-референт, который занимается в том числе и организационно-техническим обеспечением работы руководителя, и работой офис-менеджера. Составляя должностную инструкцию для секретаря-референта можно взять за основу аналогичную инструкцию для личного секретаря руководителя.

Обязанности и должностная инструкция секретаря

Однако, не забывайте, что круг обязанностей секретаря-референта, как правило, шире, чем у обычного секретаря, а иногда от него требуется и более высокая квалификация, например, чтобы не просто распечатывает и пересылать письма или распоряжения руководителя, но и самостоятельно готовить те или иные документы для директора.

Чтобы составить должностную инструкцию секретаря-референта необходимо помнить, что такой сотрудник обязан не просто владеть основами делопроизводства, но еще и хорошо разбираться в работе предприятия, в которое он трудоустраивается. Так список обязанностей секретаря-референта в должностной инструкции может быть расширен включением таких пунктов как: «составление докладов для руководства по требуемым темам, событиям и отраслям»; «консультирование и подготовка справок для руководства по тем или иным вопросам». Как видно, для подобной работы необходимо соответствующее профессиональное образование и опыт работы, знание иностранных языков и изучение трендов отрасли, в которой работает организация.